1. Inleiding
De klokkenluidersregeling van Stayokay is ontworpen om (externe)medewerkers, stagiaires, leveranciers, en andere belanghebbenden de mogelijkheid te bieden om (vermoeden van) misstanden, fraude, onethisch gedrag of andere overtredingen te melden. Deze regeling waarborgt dat meldingen vertrouwelijk worden behandeld en dat de melder wordt beschermd tegen vergelding.
2. Doel
Het doel van deze regeling is om:
- Een veilig en vertrouwelijk kanaal te bieden voor het melden van vermoedelijke misstanden.
- De integriteit en ethiek binnen de organisatie te bevorderen.
- Misstanden op een onafhankelijke en grondige manier te onderzoeken en passende maatregelen te nemen.
- Schade te voorkomen (denk aan economische schade, oneerlijke concurrentie, milieu- en gezondheidsrisico’s, verkwisting van belastinggeld en reputatieschade).
3. Definitie van misstanden
Een vermoeden van een misstand houdt in dat een medewerker, voormalig medewerker of iemand die door zijn werkzaamheden met een organisatie in aanraking is gekomen, het vermoeden heeft dat er binnen die organisatie sprake is van een misstand. Dit vermoeden moet gebaseerd zijn op redelijke gronden, voortkomend uit informatie die de melder heeft verkregen in de uitoefening van zijn functie, of tijdens werkzaamheden bij een andere organisatie.
Een misstand betreft:
- Een schending of dreigende schending van Unierecht, of
- Een handeling of nalaten waarbij het maatschappelijk belang in het geding komt, zoals:
- Een overtreding of risico op overtreding van een wettelijke bepaling of interne regels die, op grond van de wet, door de werkgever zijn vastgesteld, of
- Een bedreiging voor de volksgezondheid, de veiligheid van personen, het milieu of het goed functioneren van een overheidsinstantie of onderneming als gevolg van ongepast handelen of nalaten.
Het maatschappelijk belang is in het geding wanneer de handeling of het nalaten niet enkel persoonlijke belangen raakt, maar er sprake is van een patroon, structureel karakter of wanneer de handeling of nalaten van ernstige aard of omvangrijk is.
Onder deze regeling kunnen de volgende zaken gemeld worden:
- Fraude of corruptie
- Misbruik van machtspositie
- Financiële misdrijven
- Ernstige schendingen van het bedrijfsbeleid;
- Onethisch gedrag;
- Discriminatie, intimidatie of andere vormen van ongewenst gedrag (zie ook de regeling ongewenste omgangsvormen);
- Schendingen van wet- en regelgeving;
- Gevaar voor de volksgezondheid, veiligheid of milieu;
- Milieuvervuiling;
- Gevaar voor de gezondheid en veiligheid van personen (medewerkers en/of gasten);
- Gevaar voor het goed functioneren van de organisatie a.g.v. onbehoorlijk handelen of nalaten;
- Andere serieuze misstanden die de integriteit van de organisatie aantasten.
4. Meldingsprocedure
4.1.Wie kan melden?
Iedere (externe) medewerker, stagiair, leverancier, of andere belanghebbende kan een melding doen.
4.2.Hoe te melden?
Meldingen kunnen mondeling worden gedaan bij de vertrouwenspersonen via email vertrouwenspersoon@stayokay.com of via de post (let op “vertrouwelijk” erop vermelden)
Stayokay
T.a.v. de vertrouwenspersonen
Timorplein 21-a
1094 CC Amsterdam
Een melding kan ook anoniem worden gedaan.
4.3. Informatie bij melding
Bij een melding dient zoveel mogelijk informatie te worden verstrekt, zoals:
- Beschrijving van de misstand
- Datum en tijdstip van de gebeurtenis
- Betrokken personen
- Eventuele bewijsstukken
4.4 Wie kan ik om advies vragen als ik een melding wil doen?
De melder heeft het recht om een ‘adviseur in vertrouwen’ te raadplegen over het doen van een melding. De ‘adviseur in vertrouwen’ van Stayokay zijn de vertrouwenspersonen. De vertrouwenspersonen zijn te bereiken via vertrouwenspersoon@stayokay.com.Het staat jou uiteraard vrij om advies te vragen bij een adviseur van buiten Stayokay, bijvoorbeeld bij het Huis voor Klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl).
4.5 Direct extern melden
Je mag altijd een melding van een vermoeden van een misstand doen bij één van de bevoegde externe autoriteiten. Het is geen verplichting om de melding eerst intern bij Stayokay te doen. De volgende bevoegde autoriteiten hebben een zogeheten ‘extern meldkanaal’ voor het ontvangen van meldingen van misstanden:
- de Autoriteit Consument en Markt (ACM)
- de Autoriteit Financiële Markten (AFM)
- de Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
- De Nederlandsche Bank N.V. (DNB)
- het Huis voor Klokkenluiders (HvK)
- de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ)
- de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS)
De melder mag altijd contact opnemen met het Huis voor Klokkenluiders voor advies over melden of het meldtraject. Ook kun je het Huis verzoeken om bejegeningsonderzoek te doen.
5. Bescherming van vertrouwelijkheid tijdens het onderzoek
Bij de behandeling van een melding worden de vertrouwelijkheid en privacy van zowel de melder als de persoon of groep personen waarop de melding betrekking heeft, door de vertrouwenspersoon en de Stayokay organisatie te allen tijde beschermd. De volgende maatregelen worden genomen om die bescherming te waarborgen:
5.1 Vertrouwelijkheid: alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld. De identiteit van de melder zal niet worden bekendgemaakt zonder expliciete toestemming, tenzij dit wettelijk verplicht is.
5.2 Bescherming tegen vergelding: melders die te goeder trouw een misstand melden, worden beschermd tegen represailles, zoals discriminatie, intimidatie, degradatie, overplaatsing, ontslag of andere vormen van vergelding.
5.3 Anonieme of vertrouwelijke meldingen: melder kan ervoor kiezen om meldingen anoniem of onder vertrouwelijke voorwaarden in te dienen, zodat de identiteit van de melder en de betrokken personen effectief wordt beschermd.
5.4 Beperkte toegang tot informatie: alleen personen die noodzakelijk betrokken zijn bij het onderzoek, krijgen toegang tot de informatie, om te voorkomen dat gegevens onnodig worden gedeeld en de vertrouwelijkheid wordt geschonden.
5.5 Geheimhoudingsplicht onderzoekers: alle betrokkenen bij het onderzoek, zoals interne onderzoekers en externe deskundigen, zijn verplicht tot geheimhouding om de bescherming van de privacy van alle betrokkenen te garanderen.
5.6 Gegevensminimalisatie: er wordt uitsluitend de strikt noodzakelijke informatie verzameld en gedeeld, met als doel de identiteit van de betrokken personen zo veel mogelijk te beschermen. Waar mogelijk worden gevoelige gegevens geanonimiseerd om extra bescherming te bieden.
5.7 Naleving wet- en regelgeving: het onderzoek wordt uitgevoerd conform de geldende wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), om de privacy van alle betrokken partijen volledig te beschermen.
6. Onderzoek en opvolging
6.1 Proces
- De melding wordt gemeld bij de vertrouwenspersoon.
- Indien de melding mondeling wordt gedaan;
- De melding wordt schriftelijk vastgelegd (door de ontvanger van de melding);
- De melder krijgt een afschrift van de schriftelijke versie van zijn melding voorgelegd. Hij kan deze dan aanvullen of bijstellen. Als hij tevreden is met de schriftelijke versie van zijn melding, dan ondertekent hij de melding;
- De schriftelijke versie van de melding wordt gedateerd (dit is ook belangrijk om later eventuele benadeling aan te tonen);
- Ontvangstbevestiging van de melding binnen 7 dagen.
- Onderzoek wordt binnen 4 weken gestart.
- Melder wordt op de hoogte gehouden van de voortgang en uitkomsten. Uiterlijk 3 maanden na de melding weet de melder wat er met de melding gaat gebeuren. Ook als er besloten is dat er niets met de melding gebeurt, wordt dat aan de melder gemeld, inclusief de redenen van het besluit.
6.2 Onafhankelijkheid
Afhankelijk van de aard en ernst van de misstand, kan de directie van Stayokay een onafhankelijke onderzoekscommissie of externe expertise inschakelen voor een objectief onderzoek. De directie draagt het onderzoek op aan onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn en laat het onderzoek in ieder geval niet uitvoeren door personen die mogelijk betrokken zijn of zijn geweest bij de vermoede misstand of onregelmatigheid. Er wordt geen onderzoek ingesteld indien:
- Het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of
- op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand, inbreuk of onregelmatigheid.
6.3 Maatregelen
Na afronding van het onderzoek zal Stayokay passende maatregelen nemen om de misstand te corrigeren en herhaling te voorkomen. Dit kan onder andere inhouden:
- Disciplinaire maatregelen tegen betrokken personen
- Verbetering van interne procedures
- Juridische stappen indien nodig
7. Communicatie en bekendmaking
7.1 Deze klokkenluidersregeling is gepubliceerd aan alle medewerkers en andere relevante belanghebbenden, via de interne communicatiekanalen en de Stayokay website. Alle nieuwe medewerkers en stagiairs doorlopen het digitale onboardingstraject in Oneteam, waarin dit reglement ook aan bod komt.
7.2 De klokkenluidersregeling wordt ook openbaar gemaakt op de website Stayokay.com zodat de regeling inzichtelijk is voor externe belanghebbenden, zoals leveranciers en gasten.
8. Slotbepalingen
Deze klokkenluidersregeling wordt jaarlijks geëvalueerd en kan worden gewijzigd door de directie van Stayokay indien nodig, waarbij rekening wordt gehouden met de geldende wet- en regelgeving. Eventuele wijzigingen zullen worden gecommuniceerd aan alle betrokkenen.